Le fichier des écritures comptables, ou FEC, est un élément fondamental de la vérification de comptabilité.

En effet, le vérificateur va s’appuyer sur le FEC pour effectuer le contrôle de la société. 

L’absence de remise du fichier aura des conséquences sur le déroulement du contrôle.

Qu’est ce que le fichier des écritures comptables ?

Les sociétés qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale. Il s’agit des fichiers des écritures comptables.

Les FEC doivent répondre à des normes fixées par l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Ces normes du « format standard » définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. 

Au sens des dispositions du Plan Comptable Général, le fichier des écritures comptables regroupe l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures comptables de la comptabilité générale.

Les sociétés peuvent vérifier que les FEC respectent les normes fixées en les testant, l’administration ayant mis à leur disposition un outil de test.

Les conséquences de la remise du fichier des écritures comptables

Les FEC seront remis au vérificateur lors de la première intervention, sur le support d’une clé USB.

Le vérificateur va s’assurer que le fichier remis est conforme aux prescriptions légales. Ensuite, il remettra à la société un accusé de réception des FEC.

Si le fichier n’est pas conforme, le service adressera un courrier demandant la mise en conformité des FEC. La société devra alors se rapprocher de son cabinet d’expertise comptable afin de remettre rapidement un FEC conforme.

La remise des FEC matérialise le point de départ de la durée des opérations de contrôle sur place. En effet, les investigations sur place du vérificateur entre sa première et sa dernière visite ne peuvent durer plus de trois mois lorsque, pour chacune des années de la période vérifiée, le montant du chiffre d’affaires (HT) ou des recettes brutes (HT) n’excède pas pour 2023 les sommes suivantes :

• entreprises industrielles ou commerciales (achat-revente) 818 000€
• fourniture de logement 818 000€
• entreprises industrielles ou commerciales 247 000€ (autres activités, prestataires de services notamment)
• entreprises agricoles 365 000€
• professions non commerciales 247 000€

Le contrôle sur place des entreprises dépassant ces seuils de chiffre d’affaires pourra durer plus de trois mois.

Les conséquences de l’absence de remise du FEC

Dans un premier temps, le service vérificateur reconstituera les résultats des exercices pour lesquels les fichiers n’ont pas été remis, avec les risques que cela représente pour les sociétés en terme de redressements fiscaux.

Puis, le service vérificateur appliquera une amende prévue par les dispositions de l’article 1729D du code général des impôts :

• 5 000€ pour chaque exercice ou période non remise, ou FEC non conforme
• ou, en cas de rectification supérieure à 5 000€, majoration de 10% des droits mis à la charge de la société

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