La mise en place de la certification des logiciels de caisse avait pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA.
Les entreprises n’ont pas l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse. Mais, depuis le 1er janvier 2018, celles qui en utilisent doivent avoir des logiciels ou systèmes de caisse certifiés.
En cas de contrôle, la certification, ou son absence, ont des conséquences.
Qu’est qu’un logiciel ou système de caisse certifié?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse. La certification garantit que les données ne pourront pas être altérées.
Pour cela, le logiciel doit répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Ces conditions sont précisées dans le BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Par ailleurs, le logiciel ou le système doit prévoir un accès de l’administration fiscale à l’ensemble des données enregistrées.
- L’inaltérabilité : toutes les données doivent être inaltérables. Les données concernées sont, notamment, le numéro du justificatif, la date (année-mois-jour-heure-minute), le numéro de la caisse, le montant total toute taxe comprise, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total hors taxe de la ligne, taux de TVA associé), toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement notamment), les traces de modifications et corrections apportées aux transactions enregistrées.
- La sécurisation : les données doivent être sécurisées. Ainsi, le logiciel doit empêcher leur suppression ou modification sans laisser de trace.
- La conservation : l’ensemble des données doit être conservé (dans le logiciel ou système de caisse) ou archivé (sur support externe ou stockage distant).
- L’archivage permet de figer les données et de donner date certaine aux données archivées.
Ainsi, le respect de ces conditions est justifié par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle produite par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse.
L’administration fiscale a mis en ligne une foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés.
Qui contrôle la détention de l’attestation individuelle ou du certificat?
L’administration fiscale contrôle le respect de cette obligation (article L80 O du livre des procédures fiscales).
L’assujetti vérifié doit produire le certificat ou l’attestation individuelle. Ce document atteste que les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale sont remplies.
En outre, la régularité en la forme du document présenté (certificat ou attestation individuelle) est formalisée dans un procès-verbal.
Quelles sont les conséquences de l’absence de présentation de la certification des logiciels de caisse?
Une amende de 7 500€ sera appliquée en l’absence de présentation du certificat ou de l’attestation individuelle ( article 1770 duodecies du CGI ).
Par ailleurs, l’assujetti concerné devra régulariser sa situation. Un délai de soixante jours est accordé pour se mettre en conformité. A défaut, l’amende de 7 500€ sera à nouveau appliquée.
Quelles sont les conséquences de la présentation de la certification des logiciels de caisse?
La régularité en la forme du document présenté (certificat ou attestation individuelle) est formalisée dans un procès-verbal. Néanmoins, dans le cadre d’un contrôle fiscal, le vérificateur peut démontrer l’usage frauduleux du logiciel ou système de caisse concerné.
Cet usage frauduleux entraînera le rejet de la comptabilité et la reconstitution des recettes.
Dans ce cas, les conséquences fiscales suivantes s’appliquent :
-à l’égard de l’utilisateur du logiciel ou système : les droits correspondants aux recettes éludées seront dus et assortis de pénalités de 80 % pour manœuvres frauduleuses (CGI art. 1729, c) ;
– à l’égard de l’éditeur du logiciel ou système (ou de toute personne intervenue sur ce produit pour en permettre l’usage frauduleux) : l’amende égale à 15 % du chiffre d’affaires sera applicable ainsi que la solidarité de paiement des droits mis à la charge de l’utilisateur prévue à l’article 1770 undecies du CGI.